Các ứng dụng cốt lõi của Microsoft 365 doanh nghiệp nên biết
Khi nhắc đến ứng dụng Microsoft 365, nhiều người thường nghĩ ngay đến Word, Excel và PowerPoint. Tuy nhiên, với doanh nghiệp, Microsoft 365 rộng hơn rất nhiều. Đây là một hệ sinh thái gồm các ứng dụng phục vụ email, họp trực tuyến, lưu trữ Cloud, quản lý tài liệu, cộng tác, lập kế hoạch, thu thập thông tin và đặt lịch.
Tùy theo gói Microsoft 365 mà doanh nghiệp sử dụng, người dùng có thể truy cập các phiên bản web, mobile hoặc desktop của nhiều ứng dụng khác nhau. Microsoft hiện cung cấp các công cụ cốt lõi như Outlook, OneDrive, SharePoint, Word, Excel và PowerPoint, đồng thời các gói Business phù hợp còn có thêm những ứng dụng như Planner, Forms và Bookings.
Điều quan trọng là doanh nghiệp không nên xem từng ứng dụng như một công cụ riêng biệt.
Giá trị thực sự của Microsoft 365 nằm ở việc các ứng dụng có thể kết nối với nhau trong cùng một môi trường làm việc.
Một nhân viên có thể nhận email bằng Outlook, tham gia cuộc họp trên Teams, lưu tài liệu trên OneDrive, chia sẻ file qua SharePoint, lập kế hoạch công việc bằng Planner và thu thập phản hồi bằng Forms mà vẫn sử dụng cùng một tài khoản Microsoft 365.
Dưới đây là những ứng dụng cốt lõi mà Business User, Admin và IT Manager nên hiểu trước khi triển khai Microsoft 365 trong doanh nghiệp.
Outlook – trung tâm email và lịch làm việc
Outlook là một trong những ứng dụng được sử dụng thường xuyên nhất trong Microsoft 365.
Microsoft mô tả Outlook là nơi giúp người dùng quản lý email, lịch, nhiệm vụ và danh bạ trong cùng một ứng dụng.
Trong doanh nghiệp, Outlook không chỉ dùng để gửi và nhận email.
Sales Manager có thể theo dõi lịch gặp khách hàng.
HR có thể gửi lịch phỏng vấn.
Manager có thể quản lý nhiều cuộc họp giữa các phòng ban.
Khi kết hợp với Exchange, Outlook còn hỗ trợ email doanh nghiệp và khả năng lập lịch ở cấp tổ chức.
Đối với nhiều công ty chuyển từ email hosting hoặc email cá nhân sang Microsoft 365, Outlook thường là ứng dụng đầu tiên người dùng tiếp xúc trong quá trình chuyển đổi.
Microsoft Teams – cộng tác, chat và họp trong cùng một nơi
Microsoft Teams được thiết kế để đưa chat, cuộc gọi, meeting và collaboration vào cùng một môi trường. Microsoft mô tả Teams là nơi tập hợp mọi người để họp, trò chuyện, gọi điện và cộng tác.
Với doanh nghiệp có nhiều phòng ban hoặc nhân viên làm việc hybrid, Teams có thể giúp giảm việc trao đổi rời rạc trên nhiều nền tảng.
Ví dụ, một project team có thể tạo workspace để thảo luận, họp và chia sẻ tài liệu liên quan đến dự án.
Điểm mạnh của Teams không chỉ nằm ở chat hoặc video meeting.
Khi kết hợp với SharePoint và OneDrive, người dùng có thể truy cập tài liệu ngay trong quá trình cộng tác.
Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng cần lưu ý rằng Microsoft hiện có các gói hoặc SKU có Teams và không có Teams, vì vậy tính năng thực tế phụ thuộc vào license được lựa chọn.
OneDrive – nơi lưu trữ file làm việc cá nhân
OneDrive là dịch vụ lưu trữ Cloud dành cho từng người dùng.
Microsoft mô tả OneDrive là nơi giúp người dùng lưu, truy cập, chỉnh sửa và chia sẻ file dù đang ở văn phòng hay khi di chuyển.
Ví dụ, một nhân viên Marketing có thể lưu bản nháp proposal, nội dung campaign hoặc file đang chỉnh sửa trên OneDrive.
Nếu người dùng đổi máy tính hoặc làm việc tại nhà, tài liệu vẫn có thể được truy cập thông qua tài khoản Microsoft 365 phù hợp.
Điều này giúp giảm phụ thuộc vào việc file chỉ nằm trên một laptop.
Tuy nhiên, doanh nghiệp không nên sử dụng OneDrive như kho tài liệu chung cho cả phòng ban.
Một nguyên tắc đơn giản là:
OneDrive phù hợp với file cá nhân đang làm việc.
Tài liệu chính thức hoặc dùng chung nên được đưa sang SharePoint.
SharePoint – quản lý tài liệu dùng chung của doanh nghiệp
SharePoint phù hợp hơn với dữ liệu dùng chung của nhóm, phòng ban hoặc toàn tổ chức.
Microsoft mô tả SharePoint là nền tảng giúp tạo team site để chia sẻ thông tin, file và tài nguyên.
Ví dụ, doanh nghiệp có thể tạo một SharePoint site cho HR để quản lý policy, form và tài liệu onboarding.
Finance có thể có khu vực lưu báo cáo và tài liệu nội bộ.
Sales có thể sử dụng SharePoint để lưu product document, proposal template và tài liệu dùng chung.
Khi được tổ chức đúng, SharePoint giúp doanh nghiệp giảm tình trạng tài liệu nằm rải rác trên email, laptop hoặc shared folder.
Đối với Admin và IT Manager, SharePoint cũng là nền tảng quan trọng để chuẩn hóa quyền truy cập và quản trị tài liệu.
Word – soạn thảo và cộng tác trên tài liệu
Word vẫn là ứng dụng cốt lõi trong môi trường doanh nghiệp.
Microsoft mô tả Word là công cụ giúp người dùng tạo tài liệu và cải thiện nội dung bằng các tính năng thông minh tích hợp.
Trong doanh nghiệp, Word có thể được sử dụng cho proposal, hợp đồng, policy, biên bản, hướng dẫn nội bộ và tài liệu đào tạo.
Điểm khác biệt khi sử dụng Word trong Microsoft 365 là file có thể được lưu trực tiếp trên OneDrive hoặc SharePoint.
Điều này cho phép nhiều người làm việc trên cùng một tài liệu thay vì gửi file qua email liên tục.
Ví dụ, Sales viết nội dung proposal, Technical bổ sung giải pháp và Manager review trên cùng một file.
Cách làm này giúp giảm nhiều phiên bản như:
Proposal_Final.docx
Proposal_Final_v2.docx
Proposal_Final_Updated.docx
Excel – quản lý và phân tích dữ liệu
Excel là công cụ quan trọng với Finance, Accounting, Operations, Sales và nhiều phòng ban khác.
Microsoft mô tả Excel là công cụ giúp đơn giản hóa dữ liệu phức tạp và tạo các bảng tính dễ đọc hơn.
Trong công việc thực tế, Excel có thể được sử dụng để theo dõi doanh thu, chi phí, ngân sách, inventory, kế hoạch và các chỉ số vận hành.
Khi file Excel nằm trên Cloud, nhiều người có thể truy cập và cộng tác trên cùng workbook.
Điều này đặc biệt hữu ích với các báo cáo cần nhiều bộ phận cập nhật.
Tuy nhiên, với những workflow quá phức tạp, doanh nghiệp cũng nên cân nhắc Power BI, Lists hoặc các hệ thống nghiệp vụ chuyên biệt thay vì đưa mọi thứ vào một file Excel duy nhất.
PowerPoint – trình bày ý tưởng và báo cáo
PowerPoint được sử dụng rộng rãi cho proposal, sales presentation, báo cáo quản lý, training và business review.
Microsoft mô tả PowerPoint là công cụ giúp người dùng tạo các bản trình bày hoàn chỉnh và chuyên nghiệp.
Trong Microsoft 365, PowerPoint cũng có thể được lưu trên OneDrive hoặc SharePoint để nhiều người cùng chỉnh sửa.
Ví dụ, Marketing chuẩn bị visual, Sales cập nhật thông tin khách hàng và Manager review nội dung trước khi presentation.
Nhờ đó, team không phải gửi slide qua lại quá nhiều lần.
Planner – theo dõi task và trách nhiệm trong team
Planner là một trong những ứng dụng bổ sung có trong các gói Microsoft 365 Business phù hợp. Microsoft hiện liệt kê Planner cùng Bookings và Forms trong nhóm các ứng dụng bổ sung dành cho nhu cầu doanh nghiệp.
Planner phù hợp với những team cần theo dõi công việc trực quan.
Ví dụ, Marketing có thể tạo một plan cho campaign gồm các task như viết content, thiết kế, chạy quảng cáo và báo cáo.
Mỗi task có thể được gán cho người phụ trách, theo dõi trạng thái và deadline.
So với việc giao việc hoàn toàn qua chat, Planner giúp cả team nhìn rõ:
Ai đang phụ trách?
Task nào đã hoàn thành?
Task nào đang chậm?
Điều này giúp Operations Manager hoặc Project Manager theo dõi tiến độ dễ hơn.
Microsoft Lists – theo dõi dữ liệu vận hành có cấu trúc
Microsoft Lists là ứng dụng giúp doanh nghiệp tạo, chia sẻ và theo dõi các danh sách thông tin. Microsoft mô tả Lists là một ứng dụng theo dõi thông tin thông minh, có thể sử dụng để quản lý sự kiện, issue, tài sản và nhiều loại dữ liệu khác.
Lists đặc biệt hữu ích khi doanh nghiệp đang dùng Excel cho những dữ liệu mang tính vận hành.
Ví dụ, Admin có thể dùng Lists để quản lý thiết bị đang cấp cho nhân viên.
HR có thể theo dõi checklist onboarding.
IT có thể quản lý issue.
Operations có thể theo dõi request nội bộ.
Lists hỗ trợ nhiều view, rule, reminder và comment, giúp dữ liệu dễ quản lý hơn một bảng Excel dùng chung trong nhiều tình huống.
Microsoft Forms – thu thập thông tin đơn giản và nhanh
Forms phù hợp với những nhu cầu như survey, quiz hoặc form thu thập dữ liệu.
Microsoft hiện liệt kê Forms trong nhóm ứng dụng bổ sung của Microsoft 365 Business.
Trong doanh nghiệp, HR có thể sử dụng Forms để khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên.
Training team có thể tạo quiz sau khóa học.
Admin có thể tạo form đăng ký thiết bị.
Marketing có thể sử dụng Forms để thu thập feedback từ khách hàng hoặc người tham dự sự kiện.
Với những nhu cầu đơn giản, Forms giúp người dùng tạo biểu mẫu nhanh mà không cần xây dựng một hệ thống riêng.
Microsoft Bookings – đơn giản hóa việc đặt lịch
Bookings hỗ trợ doanh nghiệp quản lý lịch hẹn với khách hàng, đồng nghiệp hoặc người dùng nội bộ.
Microsoft cho biết Bookings cung cấp booking page trên web, tích hợp với Outlook và giúp người tham dự tự chọn thời gian phù hợp. Bookings cũng hỗ trợ thông báo và giúp giảm các công việc đặt lịch lặp lại.
Ví dụ, Sales có thể cho khách hàng chọn lịch tư vấn.
HR có thể tạo booking page cho các buổi phỏng vấn.
Customer Service có thể cho khách hàng đặt lịch hỗ trợ.
Thay vì trao đổi nhiều email để tìm giờ phù hợp, Bookings giúp tự động hóa phần lớn quá trình này.
Các ứng dụng Microsoft 365 kết nối với nhau như thế nào?
Đây là phần quan trọng nhất khi doanh nghiệp đánh giá Microsoft 365.
Hãy hình dung một workflow đơn giản.
Khách hàng đặt lịch qua Bookings.
Sales nhận lịch trong Outlook.
Cuộc họp diễn ra trên Teams.
Sau meeting, Sales tạo proposal bằng Word.
Proposal được lưu trên SharePoint.
Các task follow-up được tạo trong Planner.
Danh sách yêu cầu của khách hàng được theo dõi trên Lists.
Sau khi hoàn tất dịch vụ, doanh nghiệp gửi khảo sát bằng Forms.
Như vậy, thay vì sử dụng nhiều tài khoản và nền tảng không liên quan đến nhau, doanh nghiệp có thể xây dựng workflow trong cùng một hệ sinh thái.
Đó chính là giá trị lớn nhất của Microsoft 365.
Có cần triển khai tất cả ứng dụng cùng lúc không?
Không.
Doanh nghiệp không nên triển khai ứng dụng chỉ vì license đã bao gồm.
Nếu đưa quá nhiều công cụ vào cùng lúc, người dùng dễ bị quá tải và cuối cùng quay lại cách làm việc cũ.
Một lộ trình đơn giản hơn có thể bắt đầu với Outlook, Word, Excel, PowerPoint và OneDrive.
Sau đó doanh nghiệp chuẩn hóa tài liệu dùng chung trên SharePoint.
Khi người dùng đã quen với Cloud collaboration, có thể mở rộng sang Teams, Planner, Lists, Forms hoặc Bookings tùy use case.
Cách làm từng bước giúp việc adoption dễ hơn và giúp IT đánh giá ứng dụng nào thực sự tạo ra giá trị.
Doanh nghiệp nên bắt đầu từ ứng dụng nào?
Không có một câu trả lời giống nhau cho mọi doanh nghiệp.
Nếu vấn đề lớn nhất hiện nay là email chưa chuyên nghiệp, hãy bắt đầu với Outlook và Exchange.
Nếu file nằm rải rác, hãy tập trung OneDrive và SharePoint.
Nếu task thường xuyên bị quên trong chat, hãy thử Planner.
Nếu đang dùng quá nhiều bảng Excel cho các danh sách vận hành, Microsoft Lists có thể là một lựa chọn phù hợp.
Nếu nhân viên mất nhiều thời gian trao đổi lịch với khách hàng, Bookings có thể giải quyết một vấn đề rất cụ thể.
Nguyên tắc nên là:
Bắt đầu từ pain point, sau đó mới chọn ứng dụng.
Không nên bắt đầu từ danh sách ứng dụng rồi cố tìm cách sử dụng tất cả.
Microsoft 365 có thay thế mọi phần mềm doanh nghiệp không?
Không.
Microsoft 365 rất mạnh trong productivity, collaboration và các workflow văn phòng, nhưng không phải là sản phẩm thay thế cho mọi ERP, CRM, HRM hoặc phần mềm chuyên ngành.
Planner không phải lúc nào cũng thay thế một hệ thống quản lý dự án phức tạp.
Lists không phải một CRM hoàn chỉnh.
Forms không phải một workflow system toàn diện.
Doanh nghiệp nên sử dụng Microsoft 365 cho những bài toán mà nền tảng phù hợp nhất, đồng thời tích hợp với các hệ thống chuyên biệt khi cần.
Một nguyên tắc đơn giản để người dùng dễ nhớ
Nếu doanh nghiệp muốn training người dùng nhanh, có thể sử dụng một số nguyên tắc rất đơn giản:
Outlook để quản lý email và lịch.
Teams để họp và cộng tác.
OneDrive cho file cá nhân.
SharePoint cho tài liệu chung.
Word, Excel, PowerPoint cho công việc văn phòng.
Planner để theo dõi task.
Lists để quản lý danh sách vận hành.
Forms để thu thập thông tin.
Bookings để quản lý lịch hẹn.
Khi mỗi ứng dụng gắn với một mục đích rõ ràng, người dùng sẽ dễ hiểu và áp dụng hơn.
Kết luận
Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp là một hệ sinh thái gồm nhiều ứng dụng phục vụ những nhu cầu khác nhau.
Outlook giúp quản lý email và lịch.
Teams hỗ trợ meeting và collaboration.
OneDrive hỗ trợ lưu file cá nhân trên Cloud.
SharePoint giúp tổ chức tài liệu dùng chung.
Word, Excel và PowerPoint phục vụ các công việc văn phòng cốt lõi.
Planner giúp quản lý task.
Lists giúp theo dõi dữ liệu vận hành.
Forms hỗ trợ thu thập thông tin.
Bookings giúp đơn giản hóa việc đặt lịch.
Microsoft hiện tiếp tục cung cấp các gói Business với những ứng dụng cốt lõi này cùng nhiều ứng dụng bổ sung, tùy theo loại subscription doanh nghiệp lựa chọn.
Điều quan trọng không phải là sử dụng càng nhiều ứng dụng càng tốt.
Doanh nghiệp nên xác định rõ vấn đề cần giải quyết và lựa chọn ứng dụng phù hợp với workflow thực tế.
Khi các công cụ được triển khai đúng vai trò, Microsoft 365 có thể giúp doanh nghiệp làm việc tập trung hơn, cộng tác thuận tiện hơn và giảm tình trạng dữ liệu nằm rải rác ở quá nhiều nơi.
Liên hệ F-Tech để được tư vấn Microsoft 365 phù hợp với doanh nghiệp của bạn.
