Microsoft 365 và Microsoft Office khác nhau thế nào?

Khi doanh nghiệp cần Word, Excel, PowerPoint hoặc Outlook, hai lựa chọn thường được nhắc đến nhiều nhất là Microsoft 365 và Microsoft Office.

Nhìn bên ngoài, cả hai đều cung cấp những ứng dụng quen thuộc như Word, Excel và PowerPoint. Tuy nhiên, cách sử dụng, mô hình thanh toán, khả năng cập nhật, dịch vụ Cloud và mức độ phù hợp với doanh nghiệp lại khá khác nhau.

Hiện nay, nếu nói đến “Microsoft Office mua một lần”, lựa chọn phổ biến tương ứng là Office 2024, bao gồm các phiên bản như Office Home 2024 hoặc Office Home & Business 2024. Trong khi đó, Microsoft 365 hoạt động theo mô hình thuê bao và được thiết kế như một hệ sinh thái làm việc liên tục trên Cloud.

Vì vậy, câu hỏi không đơn giản là:

“Microsoft 365 hay Office cái nào tốt hơn?”

Mà nên là:

“Mô hình nào phù hợp hơn với cách doanh nghiệp hoặc người dùng đang làm việc?”

Microsoft 365 là gì?

Microsoft 365 là dịch vụ theo mô hình subscription – thuê bao định kỳ.

Tùy từng gói, người dùng có thể sử dụng các ứng dụng như:

• Word
• Excel
• PowerPoint
• Outlook
• OneNote

Ngoài ứng dụng desktop, Microsoft 365 còn có thể đi kèm các dịch vụ Cloud và công cụ cộng tác như:

• OneDrive
• Exchange Online
• Microsoft Teams
• SharePoint
• Các tính năng bảo mật và quản trị tùy theo gói

Microsoft mô tả Microsoft 365 là dịch vụ đăng ký giúp người dùng luôn có phiên bản mới nhất của các công cụ năng suất, đồng thời nhận được các tính năng mới, bản vá bảo mật và cập nhật trong suốt thời gian thuê bao còn hiệu lực.

Microsoft Office 2024 là gì?

Office 2024 là bộ ứng dụng được bán theo hình thức mua một lần.

Người dùng thanh toán một khoản chi phí ban đầu để sử dụng các ứng dụng thuộc phiên bản đã mua trên một máy tính phù hợp với license.

Ví dụ, Office Home & Business 2024 có thể bao gồm các ứng dụng Office truyền thống phục vụ công việc văn phòng.

Điểm quan trọng là Office 2024 không hoạt động theo mô hình liên tục nhận các tính năng mới như Microsoft 365.

Microsoft cho biết Office 2024 vẫn nhận các bản cập nhật bảo mật, nhưng không nhận các tính năng mới theo cách Microsoft 365 thực hiện. Khi có một phiên bản Office lớn mới trong tương lai, người dùng muốn nâng cấp thường phải mua phiên bản mới.

Microsoft 365 và Microsoft Office khác nhau ở điểm nào?

1. Mô hình thanh toán

Đây là khác biệt dễ nhận thấy nhất.

Microsoft 365

Hoạt động theo mô hình subscription.

Doanh nghiệp thường thanh toán:

• Theo tháng
• Hoặc theo năm

Khi subscription còn hiệu lực, người dùng tiếp tục được sử dụng các dịch vụ và ứng dụng thuộc license.

Office 2024

Là hình thức mua một lần.

Người dùng thanh toán upfront cho phiên bản đó và không phải trả phí subscription định kỳ cho chính bộ Office đã mua.

Nên hiểu thế nào?

Microsoft 365 phù hợp với doanh nghiệp muốn chi phí phần mềm được quản lý theo subscription và luôn sử dụng phiên bản hiện hành.

Office 2024 phù hợp hơn với người dùng muốn mua một phiên bản cố định và không cần hệ sinh thái Cloud rộng hơn.

2. Cập nhật tính năng

Microsoft 365

Ứng dụng Microsoft 365 liên tục nhận:

• Feature updates
• Security updates
• Bug fixes
• Các cải tiến mới

Điều này giúp người dùng tiếp cận những tính năng Microsoft bổ sung trong tương lai mà không phải mua lại một phiên bản Office lớn mới.

Office 2024

Office 2024 vẫn nhận các bản cập nhật bảo mật phù hợp trong vòng đời hỗ trợ, nhưng không được bổ sung liên tục những feature mới như Microsoft 365.

Đây là một khác biệt quan trọng đối với doanh nghiệp muốn duy trì môi trường làm việc luôn cập nhật.

3. Cloud Services

Microsoft 365 không chỉ là các ứng dụng Office.

Tùy gói, Microsoft 365 có thể bao gồm những dịch vụ Cloud như:

• OneDrive
• Exchange Online
• SharePoint
• Teams

Trong khi đó, Office 2024 là bộ ứng dụng mua một lần và không tự động bao gồm toàn bộ các Cloud Service đi kèm một subscription Microsoft 365.

Điều này tạo ra khác biệt lớn trong môi trường doanh nghiệp.

Ví dụ:

Với Microsoft 365, một nhân viên có thể:

1. Tạo file Word
2. Lưu trên OneDrive hoặc SharePoint
3. Chia sẻ bằng link
4. Đồng nghiệp cùng chỉnh sửa
5. Thảo luận trên Teams

Office 2024 chủ yếu cung cấp ứng dụng để tạo và chỉnh sửa file, còn hệ sinh thái cộng tác Cloud cần được triển khai riêng nếu doanh nghiệp có nhu cầu.

4. Khả năng cộng tác

Đây là một trong những lợi thế rõ nhất của Microsoft 365.

Doanh nghiệp có thể kết hợp:

Word + Excel + PowerPoint + OneDrive + SharePoint + Teams

để nhiều người làm việc trên cùng tài liệu.

Ví dụ, thay vì tạo:

Proposal_Final.docx

Proposal_Final_v2.docx

Proposal_Final_Updated.docx

đội ngũ có thể cùng làm việc trên một file được lưu trên Cloud.

Điều này giúp:

• Giảm file trùng
• Hạn chế nhầm phiên bản
• Dễ chia sẻ
• Hỗ trợ làm việc từ xa
• Theo dõi công việc thuận tiện hơn

Office 2024 vẫn có thể tạo và chỉnh sửa file bình thường, nhưng không mang lại đầy đủ hệ sinh thái Cloud collaboration của Microsoft 365 chỉ từ một license Office mua một lần.

5. Khả năng sử dụng trên nhiều thiết bị

Microsoft 365 được thiết kế cho môi trường làm việc đa thiết bị.

Tùy plan, người dùng có thể sử dụng các ứng dụng và dịch vụ trên nhiều thiết bị như:

• PC
• Mac
• Tablet
• Smartphone

Microsoft cho biết các gói Microsoft 365 subscription hỗ trợ sử dụng ứng dụng trên nhiều loại thiết bị, trong khi Office 2024 mua một lần được cấp cho một PC hoặc Mac theo license tương ứng.

Điều này đặc biệt hữu ích với nhân viên:

• Làm việc hybrid
• Đi công tác
• Làm việc tại nhiều văn phòng
• Thường xuyên thay đổi thiết bị

6. Làm việc offline

Một hiểu lầm phổ biến là Microsoft 365 luôn cần Internet.

Thực tế, sau khi ứng dụng Microsoft 365 desktop đã được cài đặt và kích hoạt, người dùng vẫn có thể sử dụng Word, Excel hoặc PowerPoint offline.

Internet vẫn cần thiết cho:

• Cài đặt
• Kích hoạt
• Cập nhật
• Đồng bộ OneDrive
• Sử dụng dịch vụ Cloud
• Duy trì trạng thái subscription

Microsoft lưu ý rằng các ứng dụng Microsoft 365 cần kết nối Internet định kỳ để xác nhận trạng thái license và tiếp tục hoạt động đầy đủ.

Office 2024 phù hợp hơn với những môi trường muốn sử dụng bộ ứng dụng cố định và ít phụ thuộc vào dịch vụ Cloud.

7. Email doanh nghiệp

Microsoft 365 Business có các gói cung cấp Exchange Online, giúp doanh nghiệp sử dụng email theo domain như:

name@company.com

và quản lý:

• Email
• Calendar
• Contacts
• Mailbox

Office 2024 mua một lần không tự động cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp trên Cloud.

Nếu doanh nghiệp cần email business, đây là một điểm cần xem xét khi so sánh hai mô hình.

8. OneDrive và lưu trữ Cloud

Một số gói Microsoft 365 bao gồm dung lượng OneDrive dành cho người dùng.

OneDrive hỗ trợ:

• Lưu file trên Cloud
• Đồng bộ giữa các thiết bị
• Chia sẻ bằng link
• Làm việc từ xa
• Cộng tác trên tài liệu

Office 2024 không tự động đi kèm các dịch vụ Cloud tương đương Microsoft 365 subscription.

Nếu doanh nghiệp vẫn lưu toàn bộ file trên từng laptop riêng lẻ, việc sử dụng Office mua một lần có thể vẫn đủ.

Nhưng nếu muốn xây dựng môi trường làm việc tập trung và cộng tác, Microsoft 365 thường phù hợp hơn.

9. Bảo mật và quản trị

Đây là điểm đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp.

Microsoft 365 Business có các gói mở rộng thêm khả năng liên quan đến:

• Identity
• Access management
• Device management
• Security
• Threat protection
• Data protection

Mức độ cụ thể phụ thuộc vào từng license.

Office 2024 chủ yếu là bộ ứng dụng Office và không thay thế một nền tảng quản trị doanh nghiệp như Microsoft 365.

Nếu doanh nghiệp cần:

• Quản lý tài khoản nhân viên
• MFA
• Quản lý thiết bị
• Kiểm soát quyền
• Bảo vệ dữ liệu
• Quản trị tập trung

thì nên đánh giá các plan Microsoft 365 phù hợp thay vì chỉ nhìn vào ứng dụng Word hoặc Excel.

10. AI và Copilot

AI cũng tạo ra khoảng cách ngày càng rõ giữa hai mô hình.

Microsoft đang tích hợp các tính năng Copilot và AI vào hệ sinh thái Microsoft 365. Microsoft cho biết Microsoft 365 subscription hiện có các khả năng AI trong nhiều ứng dụng, tùy loại gói và điều kiện license.

Trong môi trường doanh nghiệp, Microsoft 365 Copilot là một lớp giải pháp riêng với yêu cầu license phù hợp.

Do đó, doanh nghiệp có kế hoạch ứng dụng:

• AI
• Copilot
• Cloud collaboration
• Dữ liệu Microsoft 365

thường nên đánh giá Microsoft 365 như một nền tảng dài hạn thay vì chỉ lựa chọn bộ Office mua một lần.

Bảng so sánh Microsoft 365 và Office 2024

Microsoft 365 phù hợp với ai?

Doanh nghiệp có nhiều nhân viên

Microsoft 365 phù hợp khi cần quản lý:

• User account
• Email
• File
• Collaboration
• Permission

tập trung hơn.

Doanh nghiệp làm việc hybrid hoặc remote

Teams, OneDrive, SharePoint và Outlook giúp nhân viên làm việc ở nhiều địa điểm.

Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh

Cloud giúp giảm phụ thuộc vào file chỉ nằm tại một văn phòng.

Doanh nghiệp muốn triển khai AI

Nếu mục tiêu dài hạn là Copilot hoặc AI workplace, Microsoft 365 thường tạo nền tảng phù hợp hơn.

Doanh nghiệp muốn luôn có phiên bản ứng dụng mới

Subscription giúp ứng dụng tiếp tục nhận các feature mới trong thời gian license còn hiệu lực.

Office 2024 phù hợp với ai?

Office 2024 vẫn là lựa chọn hợp lý trong một số trường hợp.

Người dùng chỉ cần Word, Excel và PowerPoint

Nếu chủ yếu tạo tài liệu offline và không cần nhiều Cloud Service, một bản Office mua một lần có thể đáp ứng nhu cầu.

Thiết bị cố định

Ví dụ một máy tính văn phòng chỉ thực hiện:

• Nhập dữ liệu
• Soạn Word
• Làm Excel

và không cần collaboration Cloud.

Không muốn subscription

Một số cá nhân hoặc doanh nghiệp thích mô hình trả phí một lần.

Không cần các dịch vụ Microsoft 365 rộng hơn

Nếu đã có:

• Email riêng
• Cloud storage khác
• Collaboration platform khác

thì Office standalone có thể vẫn phù hợp.

Với doanh nghiệp nhỏ, nên chọn Microsoft 365 hay Office?

Không có câu trả lời giống nhau cho mọi doanh nghiệp.

Hãy xem hai ví dụ.

Doanh nghiệp A

Có 20 nhân viên.

Nhu cầu:

• Email theo domain
• Teams
• Làm việc tại nhà
• Chia sẻ file
• Quản lý tài khoản

Trong trường hợp này, Microsoft 365 thường phù hợp hơn vì doanh nghiệp cần một hệ sinh thái làm việc Cloud.

Doanh nghiệp B

Có 3 máy tính cố định tại văn phòng.

Chỉ sử dụng:

• Word
• Excel
• PowerPoint

Không cần email Microsoft, Teams hoặc OneDrive.

Office mua một lần có thể phù hợp hơn.

Có nên chọn chỉ dựa trên chi phí?

Không nên.

Một sai lầm phổ biến là so sánh:

Giá Microsoft 365 mỗi năm

với

Giá Office mua một lần

rồi kết luận phương án nào rẻ hơn.

Hai sản phẩm không cung cấp cùng một phạm vi dịch vụ.

Microsoft 365 có thể bao gồm:

• Cloud storage
• Email
• Collaboration
• Administration
• Update
• Security capability

tùy plan.

Do đó, khi tính chi phí, doanh nghiệp cần so sánh tổng nhu cầu công nghệ, không chỉ giá của Word và Excel.

Những câu hỏi nên trả lời trước khi lựa chọn

1. Có cần email doanh nghiệp không?

Nếu có, cần xem xét Microsoft 365 Business plan phù hợp.

2. Có cần làm việc từ xa không?

Nếu nhân viên thường xuyên làm việc ngoài văn phòng, Cloud collaboration sẽ có giá trị hơn.

3. File hiện đang lưu ở đâu?

Nếu file đang phân tán trên từng laptop, Microsoft 365 có thể giúp chuyển dần sang mô hình tập trung hơn.

4. Có cần Teams và SharePoint không?

Nếu có, Microsoft 365 phù hợp hơn Office mua một lần.

5. Có cần quản trị người dùng không?

Đối với doanh nghiệp nhiều nhân viên, đây là yếu tố rất quan trọng.

6. Có kế hoạch sử dụng Copilot không?

Nếu có, doanh nghiệp nên xem xét Microsoft 365 và cấu trúc dữ liệu từ sớm.

Microsoft 365 không phải lúc nào cũng cần gói cao nhất

Một điểm quan trọng khác là doanh nghiệp không nhất thiết phải mua cùng một license cho mọi người.

Ví dụ:

Nhân viên văn phòng

Cần Office desktop, email và collaboration.

Nhân viên tuyến đầu

Có thể chủ yếu cần email hoặc ứng dụng Cloud.

Manager

Có thể cần thêm security hoặc AI.

IT

Có nhu cầu quản trị khác.

Việc phân nhóm người dùng giúp doanh nghiệp tránh tình trạng mua license quá cao cho toàn bộ nhân viên.

Khi nào nên chuyển từ Office sang Microsoft 365?

Doanh nghiệp nên cân nhắc khi bắt đầu gặp các vấn đề như:

• File nằm rải rác
• Khó làm việc từ xa
• Nhân viên gửi nhiều phiên bản tài liệu
• Dùng email cá nhân
• Không có quản lý tài khoản tập trung
• Nhiều chi nhánh cần cộng tác
• Muốn triển khai SharePoint
• Muốn triển khai Teams
• Chuẩn bị dùng Copilot

Đây thường là dấu hiệu nhu cầu đã vượt khỏi phạm vi của một bộ Office standalone.

Microsoft 365 có thay thế hoàn toàn Office không?

Về ứng dụng văn phòng, Microsoft 365 cung cấp các ứng dụng quen thuộc như Word, Excel và PowerPoint trong nhiều gói phù hợp.

Nhưng về cách tiếp cận, Microsoft 365 rộng hơn Office truyền thống.

Có thể hình dung:

Office 2024 = bộ ứng dụng văn phòng theo phiên bản mua một lần

Trong khi:

Microsoft 365 = ứng dụng + Cloud + Collaboration + Services + Administration, tùy plan

Do đó, hai lựa chọn không chỉ khác ở cách thanh toán mà còn khác ở phạm vi giải pháp.

Checklist chọn Microsoft 365 hay Office

Chọn Microsoft 365 nếu doanh nghiệp cần:

• Email doanh nghiệp
• Teams
• OneDrive
• SharePoint
• Làm việc hybrid
• Collaboration
• Quản lý user
• Security/management phù hợp
• Feature update liên tục
• Nền tảng cho Copilot

Cân nhắc Office 2024 nếu:

• Chỉ cần ứng dụng Office cơ bản
• Chủ yếu làm việc offline
• Một máy tính cố định
• Không cần Cloud collaboration
• Đã có email và lưu trữ khác
• Muốn mô hình mua một lần

Kết luận

Microsoft 365 và Microsoft Office đều cung cấp những ứng dụng quen thuộc như Word, Excel và PowerPoint, nhưng chúng hướng đến hai cách sử dụng khác nhau.

Office 2024 phù hợp với nhu cầu sử dụng ứng dụng văn phòng theo mô hình mua một lần, trên thiết bị cố định và không cần nhiều dịch vụ Cloud.

Microsoft 365 phù hợp hơn với môi trường làm việc hiện đại cần:

• Cloud
• Collaboration
• Email
• Quản trị
• Cập nhật liên tục
• Khả năng mở rộng sang AI

Đối với doanh nghiệp, lựa chọn phù hợp không nên chỉ dựa trên câu hỏi “gói nào rẻ hơn?”, mà cần nhìn vào toàn bộ cách nhân viên đang làm việc.

Nếu doanh nghiệp chỉ cần Word và Excel trên một vài máy cố định, Office mua một lần có thể là lựa chọn hợp lý.

Nhưng nếu doanh nghiệp cần nhân viên làm việc cùng nhau, truy cập file từ nhiều nơi, quản lý email và tài khoản tập trung hoặc chuẩn bị cho Copilot, Microsoft 365 thường là nền tảng phù hợp hơn.

F-Tech hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá nhu cầu người dùng, so sánh Microsoft 365 và Office, đồng thời lựa chọn mô hình license phù hợp với quy mô và cách làm việc thực tế.

Liên hệ F-Tech để được tư vấn lựa chọn Microsoft 365 hoặc Office phù hợp cho doanh nghiệp.